Voordelen van eDocs?

Waarom digitaal archiveren met eDocs?

Ruimte besparing
Fysieke opslag van documenten kost jaarlijks veel ruimte en dus veel geld.

Zoeken, en vooral snel vinden, in duizenden documenten op alle pc's in het netwerk.
Zoeken naar documenten wordt beperkt tot klikken. Het zoeken doet eDocs voor u in een fractie van de tijd die u nodig zou hebben.

Beschikbaarheid
Voor iedereen en altijd beschikbaar, ook vanaf andere locaties zoals thuis.

Veiligheid
Denk u in wat een ramp het zou zijn als uw archief uit zou branden. Een digitaal archief kan eenvoudig elders opgeslagen worden voor back-up.

Beveiliging
Documenten opgeslagen in eDocs kunnen op verschillende niveaus beveiligd worden. Mappen, maar ook complete archieven kunnen beveiligd worden en eventueel gedeeltelijk elders opgeslagen worden (CD). Documenten zijn onleesbaar tenzij ze gelezen worden via eDocs, of geëxporteerd worden voor gebruik buiten eDocs. Een document dat wordt gemaild wordt omgebouwd tot jpg- of pdf-formaat.

Kostenbesparing
Geen kopieën naar elke verschillende belanghebbende. Een document digitaal opgeslagen kan door eenieder geraadpleegd worden.

Direct antwoord kunnen geven op vragen van klanten etc.

Linken van documenten.
Een antwoord op een brief kan vanuit eDocs met Word of Excel gemaakt worden en is direct gekoppeld aan het betreffende document.

E-mailen rechtstreeks en zonder papierverspilling uit het archief.

Mee te nemen op een laptop of cd-rom.
Complete bedrijfsgegevens op de laptop meenemen kan eenvoudig. Dus u hebt alle informatie ter beschikking bij uw bezoek aan klanten en leveranciers.

Modulair
eDocs biedt functionaliteit aan in de vorm van gebruikersmodules. Daarmee kunt u voor elke individuele gebruiker bepalen welke functionaliteit benodigd is. Daarmee bespaart u natuurlijk op kosten. Op elk later moment kunt u modules uitbreiden. Daarmee investeert u in archivering op het moment dat u de functionaliteit ook wenst te gebruiken.

Voordeel ten opzichte van andere digitale archieven:

Concurrerend in prijs en prestatie.

Uitermate stabiel en flexibel.

Outlook 'looks', dus herkenbaar voor gebruikers.

Document en niet pagina georiënteerd.

Automatische koppeling met Word en Excel. Integratiemogelijkheden met diverse andere systemen (CRM, HRM, HIS etc.)