eDocs succes stories

eDocs is sinds een aantal jaren op de markt en in gebruik bij een explosief groeiend aantal klanten. eDocs wordt meer en meer geintegreerd met bestaande informatiesystemen van klanten. Omdat eDocs een eigen ontwikkeling is van eDocs BV kunnen we digitaal archivering specifiek toesnijden op de Nederlandse markt en daarmee aansluiting zoeken bij de eisen en wensen die vanuit deze markt gesteld worden.

Hieronder vindt u een aantal succesverhalen waarbij eDocs als digitaal archiveringsysteem is ingezet.

eDocs heeft een koppeling met MicroHis.
Sinds kort heeft Torex (leverancier van onder andere huisartsen informatiesystemen (HIS)) de mogelijkheid toegevoegd om direct vanuit de patientgegevens het dossier op te kunnen roepen van de geselecteerde patient. Daarbij heeft Torex de keuze laten vallen op eDocs als archiveringssysteem. eDocs wordt gebruikt door tientallen huisartsen. eDocs BV zal in de komende periode ook koppelingen met andere veel gebruikte HISsen realiseren. eDocs wordt al gezien als DE oplossing voor archivering van patienten dossiers. Door de koppeling van eDocs met de HISsen zullen meer en meer huisartsen willen overstappen naar eDocs. Zelfs huisartsen die al geruime tijd gebruik maken van een ander digitaal archiveringssysteem besluiten steeds vaker om over te stappen naar eDocs. De eDocs-koppeling wordt in de laatste week van september op de roadshows van Torex in de praktijk gedemonstreerd inclusief de koppeling met MicroHis.

Referentie integratie ANVA-eDocs.
John P. de Wit Assurantiën B.V. uit Stellendam, Dhr. T. van Dolderen.

Iedere ondernemer is op zoek naar een efficiënte bedrijfsvoering .  Zo ook John  P. de Wit
Assurantiën BV uit Stellendam. Al diverse malen hebben wij overwogen om de overstap te maken van fysieke relatiedossiers naar een digitale oplossing. Hiervoor is onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van verschillende aanbieders van document management systemen. Maar telkens waren er redenen om daar niet in verder te gaan. Met name speelden daar de kosten een grote rol in. Ook is gekeken naar de mogelijkheden van ANVA, leverancier van het assurantiepakket wat al jaren naar tevredenheid in gebruik is. Toch hebben wij er om verschillende redenen voor gekozen om te zoeken naar een extern pakket, met een koppeling naar de bestaande software. Via onze hardwareleverancier kwamen wij in contact met eDocs. Vanaf het eerste, verkennende, gesprek  ontstond een prettige samenwerking. eDocs was op zoek naar een nieuwe markt, wij waren op zoek naar een goede oplossing voor documentmanagement.  Dit was de start van een intensieve samenwerking, waarbij bijna dagelijks overleg is geweest tussen ons en de programmeur van eDocs. In het begin was het aftasten van de wensen en de (on)mogelijkheden. Uiteindelijk kunnen wij niet anders concluderen dan dat er een mooie omgeving is gecreëerd, waarbij een koppeling tot stand is gekomen tussen ANVA en eDocs. Deze koppeling maakt dat alle (pakket) polissen zichtbaar zijn in eDocs. Daarnaast is per relatie de mogelijkheid gecreëerd om informatie digitaal te archiveren.
Op dit moment worden alle fysieke dossiers omgezet  naar digitale dossiers en wordt het pakket stapsgewijs uitgerold op de werkvloer. Het blijkt dat de werking van de software zo eenvoudig is dat het heel snel went. Per polis is er nu een documentmap waarin alle inkomende en uitgaande correspondentie chronologisch zichtbaar is, ongeacht of het per post, per fax of per email binnenkomt. Bovendien worden alle brieven die in ANVA worden aangemaakt door een pollermechanisme automatisch onder de juiste relatie, polis of schade gezet. Het grote voordeel is dat alle documenten in één viewer zichtbaar zijn. Dit geeft rust en overzicht. Verder is het mogelijk om rechtstreeks vanuit eDocs e-mailberichten te versturen. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van standaard e-mailteksten, maar er kunnen ook vrije berichten gemaakt worden.
Nu steeds meer personen met het pakket gaan werken, komen er ook weer nieuwe wensen. Door de prettige samenwerking zijn die ook altijd bespreekbaar. Na enkele maanden is het resultaat al merkbaar. Processen lopen sneller, inzichtelijker en efficiënter. En daar was het om begonnen.

Huisartsenpraktijk Appelscha
J.K. Bruins & H.L. Hoekstra & C. Visser
Alle Wytzesweg 23
8426 CS Appelscha
Tel:      0516-431355
Fax:     0516-431601
Website: www.huisartsenappelscha.nl

Appelscha, 14-1-2009 6:28

Sinds langere tijd maken wij in onze huisartsenpraktijk gebruik van Edocs. Werkelijk een prachtig programma dat uitstekend geïntegreerd is met MicroHis. Isoft heeft dit software programma dan ook omarmd als een goede aanvulling op MicroHis. Terecht.

Voor ondersteuning (zelden nodig!!!) is de helpdesk perfect bereikbaar, maar ook kan hulp worden gegeven door de reseller bij MicroHis bekend als “Golden Partners”.  

Mogelijkheden:

• Tot voor kort kwamen alle uitslagen en onderzoeksresultaten van ziekenhuizen per post binnen. Door het scannen met Edocs was en is de informatie snel ingebracht en gekoppeld aan de betreffende patiënten. Opzoeken kost daardoor weinig tijd.
  In het werkblad van de patiënt is te zien dat er een brief is gescand en met de in Edocs bekende “Control-F1” knop kom je automatisch bij de bedoelde informatie.
  
• E-mails van patiënten kunnen nu (en bijzonder gemakkelijk) opgeslagen worden d.m.v. Edocs. We gebruiken dit nog mondjesmaat, vooral om te oefenen. Ik ben geen obstakels tegen gekomen. Echt een aanwinst met de te verwachten toename aan e-mail contacten van patiënten.
  
• Met de komst van MicroHis 8.5 kunnen we nu ook informatie weg schrijven naar de onderdelen “Correspondentie”, “Episodes” en “Probleemlijst” van de betreffende patiënt.

Geleidelijk wordt het oude papieren dossier opgeruimd en digitaal verwerkt. Dat kost veel tijd, maar we zien al meer ruimte ontstaan in de hangmappenrekken.
Er bestaat overigens een mogelijkheid om het gehele dossier te laten scannen door een extern bedrijf. Edocs heeft daar informatie over.
Wij hebben er voor gekozen om dit zelf uit te voeren, al duurt het dan wat langer. We lopen de bestaande informatie dan na en er blijkt dat er veel onzinnige documentatie weggegooid kan worden. Elk nieuw dossier wordt wel direct gescand.

Op dit moment krijgen we uitslagen van laboratoria en ziekenhuizen digitaal binnen. Deze berichten worden direct verwerkt in MicroHis, zodat het in de “file” terecht komt van de patiënt.
Betekent dit dan dat Edocs niet meer gebruikt wordt?? Integendeel.
De digitale stroom is nu beperkt tot laboratoria en ziekenhuizen, maar er komt nog zeer veel schriftelijk informatie van anderen (verzekeringen, zorgverzekeraars, overheden, geschreven brieven!, scholen, psychologen etc) die in een 10-30 minuten per dag door onze assistenten in één bulk verwerkt wordt.

Nogmaals een aanrader.

Rode Kruis Ziekenhuis bespaart veel geld met eDocs.
door: Mariska Lute, hoofd poliklinieken

eDocs, de oplossing voor ons probleem.

Het probleem:
-Een middelgroot ziekenhuis dat groeit, waarbij ook de papieren
patientendossiers groeien.
-Ziekenhuis breed tekort ruimte, en zeker in het archief
-Extern opslaan is te duur
-Oude microfilm apparaat moet worden vervangen, € 38.000,-

Oude situatie:
60.000 dossiers per jaar, waarvan:
25 % op microfilm
15 % externe opslag
60 % interne opslag
Deze opslag wordt centraal beheerd door het Centraal poliklinisch archief.

Kortom we moesten zoeken naar een andere manier van opslaan. Al snel waren we het er over eens dat we digitaal zouden gaan opslaan..maar welk software pakket moest het worden.
In het verleden zijn ons diverse programma's als de oplossing voor ons probleem aangeboden, echter het was steeds net niet datgene wat we zochten. Wat zochten we dan? Een programma dat:
-eenvoudig
-gebruiksvriendelijk
-overzichtelijk
- natuurlijk niet te duur
-snel te implementeren
-te koppelen met ons ZIS (ziekenhuis informatie systeem) is.

eDocs werd ons gepresenteerd. Het zag er direct heel herkenbaar uit. Eenvoudig en makkelijk te bedienen. Het voldeed aan al onze wensen en bleek net zo veel of zo weinig mogelijkheden te hebben als wij zelf wilden.

De medewerkers van het archief waren meteen enthousiast, en zij moesten er tenslotte mee werken. Na implementatie zijn zij met de nieuwe opslagmethode aan de gang gegaan. Binnen een week hadden zij zich het programma eigen gemaakt. Geen enkel probleem. Zij scannen inmiddels 5 maanden, dit gaat zo goed dat we verwachten binnen een jaar een negatieve groei van de interne opslag te kunnen behalen.

Nieuwe situatie:
0 % op microfilm
5 % externe opslag
30 % interne opslag
65 % scannen
Door het scannen is de gemiddelde prijs van een opgeslagen dossier met 35 % verminderd. De doorlooptijd van een opgeslagen dossier met 25 % vermindert en hebben we minder personeel nodig om dit te realiseren, we besparen 0.5 FTE.
Nog een enorm voordeel is dat er geen dossiers meer opgevraagd worden bij het Centraal Poliklinisch Archief. Op dit moment hebben al 6 poliklinieken een view versie van eDocs op hun werkplek en kunnen zelf de dossiers opzoeken en uitprinten indien nodig. Dit verwachten wij heel snel te kunnen uitbreiden.